Offertes en documenten opstellen met AI
Een offerte begint vaak met zoeken, overtypen en navragen. We bekijken het hele traject: van aanvraag en prijsafspraken tot controle en opvolging. Daarna bouwen we een hulpmiddel dat passende gegevens en teksten samenbrengt in een concept. Jij controleert en verstuurt. We werken vooral voor MKB-bedrijven in de regio Veenendaal, Ede, Barneveld, Amersfoort en Utrecht.
Herken je dit?
- Aanvragen komen binnen via mail, telefoon en formulier, en iedereen verwerkt ze anders.
- Je kopieert teksten uit oude offertes en past ze met de hand aan.
- Offertes blijven liggen omdat maar één persoon weet hoe ze moeten.
- Klantgegevens staan in je mail, maar moeten nog in je offerte- of boekhoudprogramma.
Wat je van ons krijgt
- Een werkwijze die past bij hoe jij nu offertes maakt, niet andersom.
- Koppelingen met je mail en, waar dat kan, met je CRM of offerteprogramma.
- Sjablonen en vaste teksten die je zelf kunt bijwerken.
- Uitleg voor wie ermee werkt, en hulp als iets niet loopt zoals bedoeld.
- Begeleiding bij de invoering en afspraken over beheer en vervolgondersteuning, passend bij de afgesproken scope.
Zo werkt het
- Stap 1
Aanvraag komt binnen
Via mail of een formulier. De belangrijke gegevens worden herkend: wie, wat, waar en wanneer.
- Stap 2
Concept staat klaar
Met je eigen teksten, werkzaamheden en prijsafspraken, in je eigen opmaak.
- Stap 3
Jij beslist
Je controleert het concept, past aan wat nodig is en verstuurt. Er gaat niets vanzelf de deur uit.
- Stap 4
Bijstellen
Wat je vaak aanpast, verwerken we in de sjablonen en regels. Zo wordt het concept steeds bruikbaarder.
Goed om te weten
- Rekent AI dan zelf mijn prijzen uit?
- Nee. Prijzen komen uit je eigen prijsafspraken en rekenregels. AI helpt bij het overnemen van gegevens en het opstellen van teksten. Jij controleert de offerte voordat die verstuurd wordt.
- Moet ik een nieuw offerteprogramma gaan gebruiken?
- Liever niet. We kijken eerst wat je al gebruikt. Vaak kan het concept daar terechtkomen, of in een eenvoudig document in je eigen opmaak.
- Werkt dit ook voor andere documenten?
- Hetzelfde idee werkt voor bijvoorbeeld opdrachtbevestigingen, rapportages of werkbonnen: gegevens die er al zijn, in een vaste vorm.
- Wat gebeurt er met de gegevens van mijn klanten?
- We gebruiken alleen wat nodig is voor de offerte en kiezen diensten die je gegevens niet gebruiken om AI-modellen te trainen. Lees ons AI-beleid
- Hoe begint een samenwerking met Truegem?
- We bespreken eerst jullie vraagstuk en bekijken het proces met de betrokken mensen. Daarna kiezen we een passende eerste stap. Voor vervolgwerk spreken we vooraf de scope, inzet en kosten af. Bekijk onze werkwijze
- Wat kost het?
- Dat hangt af van wat er nodig is. Je weet vooraf wat een stap oplevert en wat die kost, voordat we beginnen.
Waar zit ruimte voor verbetering?
Je hoeft nog geen oplossing te kennen. Vertel ons wat er speelt in je organisatie. Samen verkennen we waar waarde zit en wat een passende eerste stap is.
Liever direct mailen?
Eerst iets weten over hoe we werken? Vraag het onze AI-assistent
We werken vooral in de regio Veenendaal, Ede, Barneveld, Amersfoort, Utrecht en Tiel.
Nieuwsbrief
Wat betekenen AI en automatisering voor jouw organisatie? Praktische voorbeelden, de menselijke kant en lessen uit ons eigen werk.